ANALOGRAFFITIs (ABC.KaWa.KaGa)-ARCHIVIEREN 25.2.04
HEUTE möchte ich versuchen, auch einen kleinen Beitrag zu leisten. In der Wandzeitung und auf einem der Video's wurden Sie auch schon gefragt, wie sie das mit ihrer Ablage mit all den verschiedenen KaGa's KaWa'S halten, so das man diese wenn nötig in kürzester Zeit wieder findet. Da ich für andere Schriftstücke ein ähnliches Problem hatte und eine tolle Lösung dafür gefunden habe, wurde mir rasch klar, dass man dies auch für KaGa's, KaWa's, ABC Listen, Kladden usw. usw. gebrauchen kann.
Also liebe Frau Birkenbihl es könnte sein, dass dieser Beitrag jetzt ein bisschen lang wird, doch ich kann mir gut vorstellen, das es für viele Insiders eine Hilfe im Papierdschungel lösen kann. Für mich ist es auf jedenfall eine risige Hilfe. Ich suche nicht mehr stundenlang Unterlagen, ich habe alles weggeräumt und finde alles innert Sekunden.
Also nehmen wir an, ich hätte diverse Kawa's und KaGa' ABC Listen und viele voll geschriebene Kladden:
Mein Bedingungen an mein Ablagesystem waren folgende drei:
1. Ich will das Dokument innert wenigen Sekunden ablegen können (versorgen) ohne viele Querveweise und Kopien machen zu müssen. (Weil es vielleicht verschiedene Themen betrifft, siehe weiter unten)
2. Ich will das Dokument zu jeder Zeit innerhalb 1 Minute finden. Um weiter daran zu arbeiten oder was auch immer.
3. Sollte ich das Dokument an einem bestimmten Tag benötigen, soll es mir an diesem Tag oder Woche automatisch in die Finger kommen.

- Löse ich das ganze mit Ordner oder beschriftete Mappen, die nach Themen unterteilt sind, ist ja die Schwierigkeit unter welchem Kapitel lege ich das GaWa ab.
- Und habe diverse ich Kladden, in denen ich verschiedene Themen, die keinen Zusammenhang haben, behandelt habe, unter was lege ich dies ab. Schreibe ich Inhaltsverzeichnis zu den Kladden und suche später das Thema " Aktien" so weiss ich nicht, in welcher Kladde es ist und ich muss alle Inhaltsverzeichnisse dursehen oder ein Ihnhaltsverzeichnis von den Inhlatsverzeichnissen machen.
Beispiel: Ich habe ein KaWA mit dem Stichwort "Da Vinci". Nun ist ja manchmal das Dilemma, soll ich es unter dem Thema Künstler, Geschichte, Erfinder, oder unter dem Buchstaben "D" ablegen?

2. Herausforderung: Wenn ich das KaWa wieder suche, kommt mir dann der Name "DaVinci" auch gerade in den Sinn und vorallem unter welchem Stichwort ist das verd... Ding abgelegt?
3. Herausforderung: Wenn ich das Dokument in der Woche 14 brauche, wie kann ich es machen, dass mir das Dokument automatisch in der Woche 14 oder besser 13 in die Finger kommt?

Nun zu Lösung:
Ich habe mir 52 Mappen (können auch Ordner oder Hängeregister Mappen sein)  gekauft und diese von 1 - 52 durchnummeriert, so das es gut sichtbar ist. Diese habe ich der reihe nach in griffnähe in meine Büro.
Nun habe ich mir mit dem Windowsprogramm EXCELL auf folgende Art eine Tabelle gemacht.
Die erste Spalte (also "A1 - A52 ") habe ich von oben nach unten von 1 - 52 (sollen die 52 Wochen im Jahr bezeichnen) durchnummeriert
Die zweite Spalte (also "B") habe ich bei der entsprechenden Nummer den entsprechenden Monat, der diese Wochenzahl hat hingeschrieben. (Bsp. In der Spalte A1 steht  1. Woche, in der Spalte A2 steht 2 Woche im A3 steht 3. Woche usw. )
In der Spalte  B1, B2, B3, B4 steht jeweils "Januar") weil der Januar in diesm Jahr von der ersten Woch bis zu 4. geht. Aber vorsicht, es gibt Monate die haben 5 Wochen. Darum muss man diese Spalte jeweils mit einer Kalender abstimmen.
Der Spalte "C " habe ich die ÜBERSCHRIFT "STICHWORTE" gegeben.

Frau Birkenbihl, ich hoffe das ganze ist einfacher zu begreiffen als zu beschreiben.
Also was passiert jetzt.
Ich habe ein Dokument (KaGa, KaWa, ABC Liste Kladden usw.) mit dem Stichwort "Birkenbihl" 1. Ich stelle mir zuerst die Frage: Muss ich dieses Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder haben.
Antwort "ja"
so lege ich es in die entsprechende Wochennummer ab. Und gebe trozdem die entsprechenden Stichworte ein. (siehe unten) Jeden Samstag nehme ich die Mappe der folgende Woche in die Hand und Bumm.... kommt mir das Doku in die Hände, wenn ich es benötige.
Antwort "Nein"
so lege ich das Doku in irgend eine Mappe (da schaue ich nicht lange wo passt es, ich lege es einfach ab.) Bsp. Mappe 13 Nun gehe ich in meine Excelldatei und gebe unter Stichworte der entsprechenden Wochennummer (also C13) einige Stichworte ein.
Und hier ganz wichtig!! Ich überlege mir, welche Stichworte werden mir sicher wieder einfallen.
Also schreiben ich beim KaWa "Birkenbihl" in die Spalte "C13"  Birkenbihl, Vera F, Seminare, Video, Deutschland, lernen oder was auch immer. Ich schreibe aber immer mehrere Stichworte, damit wenn mir eines nicht einfällt, kann ich unter einem anderen suchen.
Dieses Eingeben und das ablegen kosten mich höchsten 1 Minute. So und jetzt kommt der grosse Tag. Ich will an meinem KaGa "Birkenbihl" weiterarbeiten. Nur wo habe ich da Ding abgelegt. Also kein Problem. Meine Excell Datei öffnen, auf "suchen" klicken und eines der Stichworte eingeben und schon springt der Rahmen oder Curser auf die entsprechende Mappennummer (Bsp. 13) und ich nehme die Mappe 13 und habe das Dok in meinen Händen. Ist das nicht ge.., Zeitaufwand 10 Sekunden.
Wenn ich weitere Dokumente zum gleichen Thema abgelegt habe, klicke ich auf "weitersuchen" und der Curser zeigt mir an, in Mappe 43 hast du auch noch etwas zu diesem Thema usw. usw. (Darum kann ich wild ablegen ohne System)
So kann ich auch meine Kladden einfach nummerieren und wenn ich das Thema "Ferrari" suche, zeigt mir Excell an, das hast du in der Kladde 34+23  bearbeitet.
So Frau Birkenbihl das wars. Ich tue mich manchmal schwer solche Dinge schriftlich zu erklären. Sollten Sie oder ein Insider jedoch noch Fragen haben oder sogar an der fertigen Datei,  kostenlos (ich habe bei meiner noch diverse Zusätze eingebaut) interessiert sein, kann ich ihnen gerne weiterhelfen.
Ich hoffe ich konnte etwas beitragen und ich mich für Ihre freundlichen Antworten auf meine letzten Mails ein wenig revanchieren.
========= danke. ich nehme an, das wird einigen insidern eine gute anregung sein.

Zum Schluss frage ich nochmals betreffend Insider Passwort an und verweise auf die Seite XXXX im "Das innere  Archiv". Aber nur wenn ich es verdient habe. ;-))
======= gerne. falls sich interessenten melden, sollten Sie sowieso ins forum gehen, denn dort treffen sich insider, um ideen auszutauschen, dort kann man ja auch tel. nr., e-mail etc. bekanntgeben. es könnte sein, daß Ihr beitrag interesse auslöst, dann wird unsere redakteurin Sie bitten, damit ins forum (insider-suchen-insider) zu gehen. außerdem gibt es tolle foren für ABC.s, zitate etc., also viel spaß, wenn Sie jetzt hinter das paßwort schauen dürfen.
vfb

Mit freundlichen Grüssen
Claudio V.